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Effizienzberatung

Prozessanalyse für KMU

Verstehen, wo Zeit, Geld und Potenzial in Ihren Prozessen verloren gehen.

Wir analysieren Ihre tatsächlichen Unternehmensabläufe, machen Zeitfresser, Medienbrüche und unnötige manuelle Arbeit sichtbar und zeigen, welche Prozesse den größten wirtschaftlichen Hebel für Optimierung, Digitalisierung und Automatisierung bieten.

  • Reale Abläufe statt theoretischer Prozessbeschreibungen
  • Zeit-, Effizienz- und Automatisierungspotenziale sichtbar machen
  • Klare Prioritäten für Digitalisierung und KI schaffen
Prozessanalyse besprechen

Unverbindliches Erstgespräch · ca. 20 Minuten

  1. 01Kundenanfrage
  2. 02E-Mail
  3. 03Exceldoppelte Dateneingabe
  4. 04RückfrageWartezeit
  5. 05ERP
  6. 06Angebot

Prozessanalyse einfach erklärt

Was ist eine Prozessanalyse im Unternehmen?

Eine Prozessanalyse untersucht, wie ein Unternehmensprozess heute tatsächlich abläuft: welche Arbeitsschritte durchgeführt werden, welche Mitarbeiter und Systeme beteiligt sind, wo Informationen entstehen und übergeben werden und an welchen Stellen Zeit, Fehler oder unnötiger Aufwand entstehen.

Ziel ist nicht, möglichst viele Prozessdiagramme zu erstellen. Ziel ist eine belastbare Grundlage für bessere Abläufe, Digitalisierung und Automatisierung.

  1. 01

    Ablauf

    Welche Schritte werden durchgeführt und welche davon schaffen tatsächlich Wert?

  2. 02

    Information

    Wo entstehen Daten, wo werden sie übertragen und wo müssen Informationen mehrfach erfasst werden?

  3. 03

    Verantwortung

    Wer entscheidet, bearbeitet, kontrolliert oder wartet auf den nächsten Schritt?

Erst wenn der Ist-Prozess verstanden ist, lässt sich sinnvoll entscheiden, was verändert werden sollte.

Typische Schwachstellen

Die größten Prozesskosten stehen selten auf einer Rechnung.

Viele ineffiziente Prozesse funktionieren grundsätzlich. Genau deshalb bleiben ihre Kosten oft jahrelang unentdeckt. Aus wenigen Minuten zusätzlicher Arbeit werden über Mitarbeiter, Vorgänge und Monate schnell erhebliche Kapazitäten.

  • Manuelle Dateneingabe

    Informationen werden aus E-Mails, PDFs oder einem System in ein anderes übertragen.

  • Medienbrüche

    Ein Prozess wechselt zwischen E-Mail, Excel, Papier, CRM, ERP oder anderen Anwendungen.

  • Rückfragen & Wartezeiten

    Arbeit bleibt liegen, weil Informationen, Freigaben oder Zuständigkeiten fehlen.

  • Doppelarbeit

    Informationen werden mehrfach geprüft, gepflegt oder neu erstellt.

  • Wissen bei Einzelpersonen

    Ein Prozess funktioniert nur zuverlässig, weil einzelne Mitarbeiter wissen, was als Nächstes passieren muss.

  • Fehlende Transparenz

    Niemand kann schnell erkennen, wo ein Vorgang steht, warum er stockt oder wer zuständig ist.

Eine Prozessanalyse macht diese Verluste mess- und priorisierbar, bevor Geld in neue Systeme oder Automatisierungen investiert wird.

Analysebereiche

Von der Kundenanfrage bis zur internen Administration.

Grundsätzlich lässt sich jeder wiederkehrende Unternehmensprozess analysieren. Besonders interessant sind Abläufe mit hohem Volumen, vielen manuellen Arbeitsschritten, mehreren beteiligten Mitarbeitern oder häufigen Systemwechseln.

  • Kundenanfragen & VertriebAnfragen · Qualifizierung · Angebote · Follow-ups · Auftragsübergabe
  • Auftrags- & ProjektprozesseAuftragserfassung · Planung · interne Übergaben · Statusinformationen · Dokumentation
  • Dokumente & DatenPDFs · Formulare · Rechnungen · Datenerfassung · Prüfung · Ablage
  • CRM-, ERP- & SystemprozesseDatenpflege · Schnittstellen · Informationsflüsse · Synchronisation · Workflows
  • Interne AdministrationFreigaben · E-Mail-Prozesse · Reporting · Wissensmanagement · wiederkehrende Routinen

Unser Vorgehen

Wir analysieren den Prozess dort, wo er tatsächlich stattfindet.

  1. 01

    Prozess verstehen

    Wir sprechen mit den beteiligten Mitarbeitern und betrachten den tatsächlichen Ablauf vom Auslöser bis zum Ergebnis.

    Wer macht was – womit – wann – und warum?

  2. 02

    Ist-Prozess sichtbar machen

    Arbeitsschritte, Systeme, Informationsflüsse, Übergaben und Abhängigkeiten werden strukturiert dargestellt.

    So entsteht erstmals ein gemeinsames Bild des tatsächlichen Prozesses.

  3. 03

    Verluste bewerten

    Wir betrachten manuelle Aufwände, Wartezeiten, Wiederholungen, Fehlerquellen und wirtschaftliche Auswirkungen.

    Nicht jede Schwachstelle ist gleich wichtig.

  4. 04

    Potenziale priorisieren

    Anschließend bewerten wir, welche Optimierungen den größten wirtschaftlichen Hebel bieten und wo Digitalisierung, klassische Automatisierung oder KI sinnvoll eingesetzt werden können.

    Ergebnis: klare Prioritäten statt einer langen Wunschliste.

Von der Analyse zur Lösung

Nicht jeder schlechte Prozess sollte automatisiert werden.

Automatisierung beschleunigt einen Prozess – auch einen schlechten. Deshalb prüfen wir zuerst, ob der Ablauf vereinfacht, verändert oder standardisiert werden sollte, bevor Technologie eingesetzt wird.

Besonders interessant für Automatisierung

  • häufig wiederkehrende Vorgänge
  • klar definierbare Arbeitsschritte
  • große Mengen an Daten oder Dokumenten
  • wiederkehrende Übertragungen zwischen Systemen
  • standardisierbare Entscheidungen
  • hoher manueller Zeitaufwand

Zuerst Prozess verbessern

  • unnötige Freigabeschleifen
  • unklare Verantwortlichkeiten
  • überflüssige Prozessschritte
  • fehlende oder schlechte Daten
  • stark wechselnde Sonderfälle
  • Prozesse ohne klares Ziel

Wo kommt KI ins Spiel?

KI wird interessant, wenn ein Prozess Inhalte verstehen, klassifizieren, zusammenfassen oder erzeugen muss – beispielsweise bei E-Mails, Dokumenten, Kundenanfragen, Angeboten oder internem Wissen.

Klassische Automatisierung eignet sich dagegen häufig besser für klar definierte Regeln, Datenübertragungen und Systemaktionen.

Ergebnis der Prozessanalyse

Sie wissen anschließend, was verändert werden sollte – und warum.

Keine zehn Deliverables. Nur fünf klare Ergebnisse:

  • Transparenter Ist-Prozess

    Klarheit über Ablauf, Systeme, Verantwortlichkeiten und Informationswege.

  • Identifizierte Schwachstellen

    Konkrete Zeitfresser, Medienbrüche, Doppelarbeit und Abhängigkeiten.

  • Wirtschaftliche Potenziale

    Einschätzung, wo Arbeitszeit freigeschaufelt, Prozesse beschleunigt oder Umsatzpotenziale besser genutzt werden können.

  • Automatisierungs- & KI-Potenziale

    Klarheit darüber, welche Prozesse technisch sinnvoll unterstützt oder automatisiert werden können.

  • Klare Priorisierung

    Welche Maßnahmen zuerst umgesetzt werden sollten und welche aktuell keinen ausreichenden Hebel bieten.

Nicht mehr Ideen. Sondern bessere Entscheidungen.

Aus der Praxis

Wenn der richtige Prozess gefunden ist, kann der Hebel erheblich sein.

1,5 Std. → 15 Min.

Bearbeitungszeit eines wiederkehrenden Prozesses bei H. Fritz GmbH nach der Optimierung und Automatisierung.

Genau deshalb beginnt der KI-Effizienzsprint mit der Analyse der tatsächlichen Unternehmensprozesse – bevor über Tools, KI-Modelle oder Automatisierungen entschieden wird.

Prozessanalyse als Teil des KI-Effizienzsprints

In zwei Tagen vor Ort analysieren wir relevante Unternehmensbereiche und entwickeln anschließend innerhalb von sieben Tagen eine priorisierte KI-Roadmap mit wirtschaftlichen Potenzialen, technischem Blueprint und passendem Toolstack.

  • 2 Tage vor Ort
  • Roadmap nach 7 Tagen
  • 100 % Geld zurück, wenn keine messbaren Potenziale identifiziert werden
KI-Effizienzsprint prüfen

Häufige Fragen

Fragen zur Prozessanalyse für KMU

Was versteht man unter einer Prozessanalyse?

Eine Prozessanalyse untersucht den tatsächlichen Ablauf eines Unternehmensprozesses, die beteiligten Personen und Systeme sowie mögliche Schwachstellen und Verbesserungspotenziale.

Wann lohnt sich eine Prozessanalyse für ein KMU?

Besonders dann, wenn wiederkehrende Aufgaben viel Arbeitszeit binden, Informationen mehrfach übertragen werden, Prozesse stark von einzelnen Mitarbeitern abhängen oder eine Digitalisierung bzw. Automatisierung geplant ist.

Welche Prozesse können analysiert werden?

Beispielsweise Vertriebs-, Angebots-, Auftrags-, Verwaltungs-, Dokumenten-, CRM-, ERP- und interne Kommunikationsprozesse. Entscheidend ist, dass ein wiederkehrender Ablauf mit einem klaren Ergebnis untersucht werden kann.

Wie lange dauert eine Prozessanalyse?

Das hängt von Umfang und Anzahl der betrachteten Prozesse ab. Im KI-Effizienzsprint erfolgt die Vor-Ort-Analyse über zwei Tage; die vollständige Roadmap wird innerhalb von sieben Tagen erstellt.

Muss unser Unternehmen bereits ein CRM oder ERP einsetzen?

Nein. Eine Prozessanalyse kann unabhängig von der bestehenden Systemlandschaft durchgeführt werden. Gerade Unternehmen mit gewachsenen Excel-, E-Mail- oder manuellen Abläufen können davon profitieren.

Ist Prozessanalyse dasselbe wie Prozessoptimierung?

Nein. Die Prozessanalyse untersucht und bewertet zunächst den bestehenden Ablauf. Die Prozessoptimierung entwickelt darauf aufbauend einen besseren Soll-Prozess und konkrete Maßnahmen.

Welche Rolle spielt KI bei einer Prozessanalyse?

KI kann ein möglicher Lösungsbaustein sein. Sie wird jedoch erst dann berücksichtigt, wenn sie für den jeweiligen Prozess einen konkreten wirtschaftlichen Nutzen bietet. In anderen Fällen kann klassische Automatisierung oder eine organisatorische Änderung sinnvoller sein.

Bietet Sterzik Prozessanalyse im Raum Stuttgart an?

Ja. Sterzik Effizienzberatung unterstützt KMU mit Schwerpunkt im Raum Stuttgart und in Baden-Württemberg bei Prozessanalyse, Prozessoptimierung, Digitalisierung und Automatisierung.

Prozesspotenziale sichtbar machen

Finden wir heraus, welche Prozesse in Ihrem Unternehmen den größten Hebel haben.

In einem kurzen Erstgespräch besprechen wir Ihre Ausgangslage und prüfen, ob eine Prozessanalyse beziehungsweise der KI-Effizienzsprint für Ihr Unternehmen sinnvoll ist.

Prozesspotenziale prüfen

Unverbindlich · ca. 20 Minuten · Schwerpunkt Raum Stuttgart & Baden-Württemberg