KI-Portal für den Maschinenbau: das BIBKO-Praxisbeispiel

Ausgangslage

BIBKO Recycling Technologies ist ein Maschinen- und Anlagenbauer im Bereich Recycling- und Betontechnik – rund je zur Hälfte im Inlands- und im europäischen Geschäft. Über Jahre gewachsene Prozesse, ein wenig genutztes CRM und viel Wissen in den Köpfen einzelner Personen.

Konkret hieß das:

• Ziel der Geschäftsführung: Vertrieb und Auslandsakquise stärken, repetitive Aufgaben reduzieren, Wissen beim Generationswechsel sichern.

• Angebote: manuell in Word erstellt, Durchlaufzeit 4–6 Wochen je Angebot.

• Systeme: CRM kaum genutzt, ERP Büro+, Projektplanung in Excel, KI-Tools nur punktuell.

• Risiko: Schlüsselwissen personengebunden, Einarbeitung neuer Mitarbeiter aufwendig.

Unser Vorgehen: die KI-Effizienz Beratung

Wir analysieren nicht, „was mit KI möglich wäre", sondern welches Ergebnis zählt und wie der Weg dorthin einfacher wird. Erst das Ergebnis, dann der heutige Weg, dann die passende Technik. Jede Analyse mündet in fünf klar getrennte Ergebnisdokumente:

1. Ist-Analyse – Status quo je Bereich.

2. Engpässe & Hebel – die größten Effizienzhebel und ihre Ursachen.

3. Priorisierte Potenziale – Handlungsfelder inkl. KI-Use-Cases, nach Priorität A/B/C.

4. Zielbild – für Prozesse, Systeme und Automatisierung.

5. Umsetzungsroadmap – Handlungsempfehlungen mit Verantwortlichkeiten und Reihenfolge.

Die Lösung: ein KI-Portal mit sieben Assistenten

Aus der Analyse entstand eine Zielarchitektur in vier Ebenen: rollenbasierter Zugang, das KI-Portal selbst (DSGVO-konform in Deutschland gehostet), eine Automatisierungsschicht und die Anbindung bestehender Systeme. Kern für die Mitarbeitenden sind sieben Assistenten:

• Kommunikation – E-Mails, Antwortentwürfe, Übersetzungen fürs Auslandsgeschäft.

• Marketing – Presseartikel, Newsletter, Anzeigen- und Messetexte.

• Außendienst – Gesprächsnotizen per Spracheingabe, Zuordnung zu Kunde und Projekt.

• Dokumente – Betriebsanleitungen, Normen- und Richtlinienrecherche.

• Angebote – Angebotsentwürfe aus Anfrage und Artikelstamm.

• Service (RAG) – Servicewissen durchsuchbar, schnelleres Onboarding.

• Projektdatenbank mit KI-Suche – Suche über Aufträge, Maschinen, Komponenten, Zeichnungen.

Der Pilot: Angebots-Assistent

Statt eines großen Versprechens beginnt die Zusammenarbeit mit einem klar abgegrenzten Pilotprojekt: dem Angebots-Assistenten. Er greift genau den Ablauf auf, der heute 4–6 Wochen dauert.

Was er leistet:

• Angebotsentwürfe aus Anfrage, Artikel- und Preisdaten, in gewohnter Detailtiefe.

• Zwei Ausgabedokumente je Vorgang: eine erläuternde Angebotsunterlage und eine kalkulierte Positionsübersicht.

• Prüfung und Freigabe bleiben beim Menschen – kein automatischer Versand.

Warum das für den Kunden sicher ist:

• Zufriedenheitsgarantie – ohne Überzeugung keine Rechnung.

• Volle Anrechnung des Pilots auf ein späteres Gesamtprojekt.

• Klare Abnahme anhand echter Altanfragen mit vorhandenem Vergleichsangebot.

Das Prinzip lässt sich übertragen

Das BIBKO-Projekt ist kein Einzelfall, sondern die Anwendung einer wiederholbaren Methode. Vergleichbare KI-Portale sind bereits bei weiteren Unternehmen in Betrieb. Ob Angebote, Wissenssicherung oder Vertrieb – wir prüfen zuerst, welches Ergebnis zählt, und empfehlen KI nur dort, wo sie den Weg wirklich vereinfacht.

Wo steckt in Ihren Abläufen der größte Hebel? Im Erstgespräch klären wir das unverbindlich – Marc Sterzik, m.sterzik@effizienzberatung.io.

Häufige Fragen

Für welche Unternehmen eignet sich eine KI-Effizienz Beratung? Für mittelständische Unternehmen mit wiederkehrenden, personengebundenen Abläufen – typischerweise im Maschinen- und Anlagenbau, in der Fertigung und im technischen Vertrieb.

Was ist ein KI-Portal? Ein zentraler, rollenbasierter Zugang, über den Mitarbeitende mehrere spezialisierte KI-Assistenten nutzen. DSGVO-konform in Deutschland gehostet und an bestehende Systeme angebunden.

Wie stellen Sie sicher, dass KI wirklich Nutzen bringt? Wir starten beim gewünschten Ergebnis, nicht bei der Technik. KI wird nur dort empfohlen, wo sie einen klaren wirtschaftlichen Vorteil erzeugt – Standardisierung und Automatisierung kommen davor.

Was passiert mit unseren Daten? Das KI-Portal läuft auf einem Server in Deutschland. Datenschutz und Systemhoheit werden von Beginn an mitgedacht.