Prozessoptimierung im Mittelstand: Beispiel LKA-Longhorn
Prozessoptimierung heißt, wiederkehrende Abläufe so zu gestalten, dass sie mit weniger Aufwand, weniger Fehlern und kürzeren Durchlaufzeiten laufen. Was das im Alltag eines kleinen und mittleren Unternehmens bedeutet, zeigt ein Beispiel aus der Praxis: LKA-Longhorn, ein Veranstaltungsbetrieb aus Stuttgart, spart durch einen automatisierten Prozess mehr als zwölf Arbeitsstunden pro Woche.
In diesem Beitrag lesen Sie, woran Sie Optimierungsbedarf erkennen, wie das Beispiel LKA-Longhorn ablief und in welchen fünf Schritten Sie selbst vorgehen können.
Was Prozessoptimierung im Mittelstand bedeutet
Ein Prozess ist jeder Ablauf, der sich wiederholt: eine Anfrage bearbeiten, ein Angebot schreiben, einen Auftrag anlegen, eine Rechnung freigeben. Prozessoptimierung fragt nicht, welche Software es dafür gibt. Sie fragt zuerst, welches Ergebnis der Ablauf liefern soll und wo er unterwegs Zeit, Aufmerksamkeit oder Genauigkeit verliert.
Dabei gilt eine feste Reihenfolge:
- Weglassen: Schritte streichen, die niemand mehr braucht.
- Vereinfachen und vereinheitlichen: Was bleibt, bekommt einen klaren, gleichen Ablauf.
- Automatisieren: Erst jetzt übernimmt Technik die Schritte, die immer nach demselben Muster laufen.
Wer diese Reihenfolge umdreht, automatisiert einen schlechten Ablauf und hat danach einen schlechten, aber schnelleren Prozess.
Woran Sie erkennen, dass ein Prozess optimiert werden sollte
Nicht jeder Ablauf lohnt den Aufwand. Diese Signale sprechen für Handlungsbedarf:
- Dieselbe Information wird mehrfach erfasst, zum Beispiel zuerst in einer E-Mail, dann in einer Tabelle, dann im Kundensystem.
- Daten wandern von Hand von einem System ins nächste. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine Fehlerquelle.
- Ein Ablauf hängt an einer einzigen Person. Fällt sie aus, steht der Prozess.
- Es gibt viele Rückfragen und Nachfassen, weil Informationen fehlen oder verstreut liegen.
- Der Ablauf wiederholt sich häufig und folgt festen Regeln. Genau das macht ihn für Automatisierung geeignet.
Je häufiger ein Ablauf vorkommt und je regelmäßiger er ist, desto größer ist in der Regel der Hebel.
Praxisbeispiel: Prozessoptimierung bei LKA-Longhorn
Ausgangslage
LKA-Longhorn ist ein Veranstaltungsbetrieb in Stuttgart. Veranstaltungsanfragen kamen herein und wurden manuell bearbeitet. Anschließend mussten sie von Hand in den Konzertkalender übertragen werden, und die Website wurde separat aktualisiert. Für jede Anfrage gab es also mehrere manuelle Stationen, die alle Arbeitszeit banden und bei denen dieselbe Information angefasst wurde.
Umsetzung
Die Verarbeitung der Anfragen, die Übertragung in den Konzertkalender und die Aktualisierung der Website wurden zu einem automatisierten Workflow verbunden. Der Ablauf wurde also nicht an drei Stellen beschleunigt, sondern als Ganzes neu aufgesetzt: Was früher nacheinander von Hand geschah, läuft jetzt zusammenhängend automatisch.
Ergebnis
Im betrachteten Prozess werden dadurch mehr als zwölf Arbeitsstunden pro Woche eingespart. Thomas Filimonova, Inhaber von LKA-Longhorn, beschreibt es so:
„Das ist ein absoluter Gamechanger für uns. Das spart uns in der Woche mind. 12 Stunden Arbeit."
Wichtig zur Einordnung: Die Zahl gilt für diesen einen Prozess bei diesem Unternehmen. Wie viel Zeit sich in Ihrem Betrieb freisetzen lässt, hängt von Häufigkeit, Ausgangslage und Systemen ab und lässt sich nicht pauschal übertragen. Weitere Projekte mit Ausgangslage, Umsetzung und Ergebnis finden Sie unter Kundenergebnisse.
Was sich aus dem Beispiel lernen lässt
- Der Hebel liegt im Ablauf, nicht im Werkzeug. Bei LKA-Longhorn war der Gewinn nicht eine neue Software, sondern dass Bearbeiten, Übertragen und Veröffentlichen nicht mehr getrennte Handarbeit sind.
- Ein klar abgegrenzter Prozess reicht für einen spürbaren Effekt. Es braucht kein Großprojekt für das ganze Unternehmen. Ein häufiger, zeitfressender Ablauf ist ein guter Startpunkt.
- Ergebnisse müssen messbar sein. „Stunden pro Woche" ist eine Größe, die Geschäftsführer sofort einordnen können. Wer den Zustand vorher nicht festhält, kann den Erfolg später nicht belegen.
Auch bei anderen Projekten zeigt sich dieses Prinzip. Beim Maschinenbauer BIBKO ging es um den Angebotsprozess, der von mehreren Wochen auf wenige Tage sank. Mehr dazu im BIBKO-Praxisbeispiel.
Prozessoptimierung in fünf Schritten
- Prozess auswählen. Nehmen Sie einen Ablauf, der häufig vorkommt, viel Zeit bindet und festen Regeln folgt.
- Ist-Ablauf aufnehmen. Wer macht was, in welchem System, wie oft und wie lange? Ein Blatt Papier oder ein Gespräch mit den Beteiligten genügt. Halten Sie dabei den Zeitaufwand pro Woche fest, das ist Ihr Vorher-Wert.
- Vereinfachen. Streichen Sie Schritte, Doppelerfassungen und Umwege, bevor Sie an Technik denken.
- Automatisieren, wo es sich lohnt. Regelbasierte Schritte lassen sich über Schnittstellen und Workflows verbinden. KI ist nur dort sinnvoll, wo unstrukturierte Informationen wie Texte oder Dokumente verstanden werden müssen. Für vieles genügt klassische Automatisierung.
- Ergebnis messen und im Betrieb halten. Vergleichen Sie mit dem Vorher-Wert, legen Sie fest, wer den Ablauf verantwortet, und planen Sie, wie Ausnahmefälle behandelt werden.
Häufige Fehler bei der Prozessoptimierung
- Mit dem Werkzeug anfangen. Erst Software auswählen und dann einen Prozess dafür suchen, führt selten zum Ziel.
- Alles auf einmal wollen. Ein Pilotprozess liefert schneller Ergebnisse und Erfahrung als ein Programm für das ganze Haus.
- Ausnahmen ignorieren. Kein Prozess läuft immer im Regelfall. Wer keinen Weg für Sonderfälle vorsieht, produziert neue Handarbeit.
- Keinen Vorher-Wert festhalten. Ohne Ausgangszahl bleibt der Nutzen Behauptung.
- Die Beteiligten nicht einbinden. Wer den Ablauf täglich lebt, kennt die echten Engpässe.
Wo Sie anfangen können
Wenn Sie wissen möchten, welcher Ablauf in Ihrem Unternehmen den größten Hebel hat, ist die Prozessanalyse der passende erste Schritt. Sie zeigt, wo Zeit verloren geht und welche Abläufe sich lohnen. Für die technische Umsetzung von Workflows und Schnittstellen lesen Sie mehr unter digitale Prozesse umsetzen. Wenn der Engpass im Vertrieb liegt, hilft ein Blick auf CRM und Automatisierung.
Wo steckt in Ihren Abläufen der größte Hebel? Im Erstgespräch klären wir das unverbindlich, Marc Sterzik erreichen Sie über die Kontaktseite.
Häufige Fragen
Was ist Prozessoptimierung? Prozessoptimierung ist die systematische Verbesserung wiederkehrender Abläufe im Unternehmen mit dem Ziel, Zeitaufwand, Fehler und Durchlaufzeiten zu senken. Sie beginnt beim gewünschten Ergebnis und erst danach bei der Technik.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung? Prozessoptimierung verbessert den Ablauf selbst: streichen, vereinfachen, vereinheitlichen. Prozessautomatisierung übernimmt anschließend die regelbasierten Schritte mit Technik. Sinnvoll ist immer zuerst die Optimierung, danach die Automatisierung.
Braucht Prozessoptimierung immer KI? Nein. Viele Abläufe lassen sich mit klassischer Automatisierung, besserer Organisation oder vorhandenen Funktionen bestehender Systeme verbessern. KI kommt dort ins Spiel, wo unstrukturierte Informationen verstanden werden müssen.
Für welche Prozesse lohnt sich die Optimierung am meisten? Für Abläufe, die häufig vorkommen, viel Zeit binden und festen Regeln folgen, etwa Anfragebearbeitung, Angebotserstellung oder die Übertragung von Daten zwischen Systemen.
Lassen sich die Ergebnisse von LKA-Longhorn auf mein Unternehmen übertragen? Nicht automatisch. Die eingesparte Zeit hängt von Prozessvolumen, Ausgangslage und Systemlandschaft ab. Das Beispiel zeigt, was in einem konkreten Fall möglich war, keine pauschale Garantie.